Waarom projectmatig werken

Projecten zijn tijdelijke, resultaatsgerichte samenwerkingsverbanden tussen mensen, waarin gebruik wordt gemaakt van schaarse middelen. Deze definitie hanteren de auteurs Wijnen, Renes en Storm in het boek ‘Projectmatig werken’. Dit boek is in het kader van deze uiteenzetting zeer relevant te noemen.

Het mag duidelijk zijn dat er in het algemeen in de bouw –al van oudsher– projectmatig gewerkt wordt. Van improviserend werken is sprake bij gecompliceerde renovatiewerken of wanneer een werk (tijdens de uitvoering) niet meer onder controle is. Improviserend werken in de bouw is meestal geen keuze, maar een vervelende en soms onvermijdelijke consequentie van onvoldoende beheersing van het bouwproces. Routinematig werken in de bouw is alleen mogelijk bij het bouwen in grote series. En zelfs dan kan men nog spreken van projectmatig werken. In onderstaande tabel A.1 is een korte vergelijking te zien van de drie werkmethoden.

Tabel A.1: Projectmatig, routinematig en improviserend werken vergeleken.

Projectfasen

Onder een fase in de context van het bouwproces wordt verstaan: een opeenvolgende periode in het bouwproces waarbinnen het bouwwerk –in wording op papier of in realiteit– met een afgerond pakket aan taken, tot op een tevoren overeengekomen niveau is ontwikkeld en kan worden beoordeeld. In hoofdlijnen is de opdeling van een project in fasen als te vinden is in bijvoorbeeld het boek van Wijnen, Renes en Storm. De gehanteerde indeling van een project is hierbij:

Natuurlijk is bovenstaande indeling de meest algemene: zij is in principe bruikbaar voor elke bedrijfstak, discipline etcetera. Voor de bouw worden dan ook specifiekere fases gebruikt. Deze zijn echter niet geheel eenduidig. In tabel A.2 zijn drie veel gebruikte indelingen naast elkaar gezet.

Tabel A.2: Faseringen in een (bouw)proces.

Bij de fasering volgens de SBR 310 is te zien dat de ‘definitiefase’ niet als aparte fase genoemd is, maar valt onder de ontwerp- en ontwikkelingsfase. Deze definitiefase bestaat uit het formuleren van een Programma van Eisen. In de SBR 258 wordt het Programma van Eisen geformuleerd en uitgewerkt tijdens de eerste twee fasen (initiatief en acquisitie, en ontwerp en ontwikkeling): op een op de eindgebruiker gerichte en op gestructureerde wijze wordt beschreven hoe het Programma van Eisen zich mee kan ontwikkelen met het ontwerptraject. Hierbij is het bestek het maximaal uitgewerkte Programma van Eisen. Het ontwikkelen van een Programma van Eisen wordt hierbij dus gezien als een doorlopend traject.

De meest gebruikte en gedetailleerde indeling van het bouwproces is volgens de fasen beschreven in de NEN 2574. Deze indeling is dan ook voor deze rapportage gehanteerd.

Beheersinstrumenten

Beheersen bestaat uit ‘alle inhoudelijke activiteiten of werkzaamheden die een directe en noodzakelijke bijdrage leveren aan het bepalen en bereiken van het projectresultaat’. Zo luidt de definitie uit het boek ‘Projectmatig werken’. ‘Beheersen’ is ook eenvoudig te beschrijven: het toetsen van een verwachting aan de werkelijkheid.

Beheersmatige activiteiten kunnen worden beschouwd als ‘sturende satellieten rondom de inhoudelijke, op het projectresultaat gerichte projectactiviteiten’. Onder beheersaspecten worden de invalshoeken verstaan waaronder men naar een project (-resultaat en -weg) kan kijken. De ‘formele’ definities van de beheersinstrumenten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie zijn in de onderstaande tabel A.3 beschreven.

Tabel A.3: De vijf beheersinstrumenten omschreven.

De beheersinstrumenten zijn ook een stuk eenvoudiger te definiëren. Steeds is de essentie: voldoet het project aan het verwachtingspatroon? Soms wordt risicobeheersing (SBR 448) genoemd als zesde beheersinstrument. Risico’s kunnen echter ook worden gerangschikt onder de vijf bovengenoemde beheersinstrumenten.

Deelactiviteiten bij de beheersaspecten kunnen in het kader van de beheerscyclus steeds worden gerangschikt onder de categorieën:

• Plannende activiteiten.
• Voortgangsbewakende activiteiten.
• Bijsturende activiteiten.

Faseovergangen

De hierboven gegeven definitie van een fase spreekt over een afgerond pakket aan taken volgens een van tevoren overeengekomen niveau. Dit houdt in dat elke fase in het (bouw)proces wordt afgesloten met beslispunten. Elke faseovergang markeert een essentiële keuze tussen één of meer alternatieven. Bij de start van iedere nieuwe fase moet er overeenstemming zijn over de resultaten van de voorgaande fase. De essentiële keuzen of beslissingen worden vastgelegd in beslisdocumenten. Onderstaand is te zien hoe projectfasen, beslispunten en beheersinstrumenten samenvallen in een bouwproject en wat de consequenties zijn voor het vorderen van het projectresultaat.

Figuur 1: Het samenvallen van projectfasen, beslispunten en beheersinstrumenten in een bouwproject.

Bij de fases die de auteurs van het boek “Projectmatig werken” hanteren, worden de beslisdocumenten achtereenvolgens genoemd: projectopdracht, -programma en -ontwerp, realisatie- en nazorgprogramma. Het spreekt voor zich dat per beslisdocument elk beheersaspect aan de orde dient te komen.