Het ontwerpproces als onderdeel van het totale bouwproces

Het ontwerpproces dat bij het bureau wordt doorlopen, maakt onderdeel uit van het totale bouwproces en kan conform de Nederlandse Norm (NEN) 2574 worden onderverdeeld in de volgende hoofd- en sub-fasen:

Na een algemene inleiding wordt hierna een korte beschrijving gegeven van het ontwerpproces welke onderdeel uitmaakt van het totale bouwproces. Dit ontwerpproces wordt gefaseerd weergegeven volgens de Nederlandse Norm (NEN) 2574.

Het uiteindelijke doel van het ontwerpproces is het realiseren van een bouwwerk: een complex en meestal eenmalig product. De kans op mislukking is echter heel groot indien de opdrachtgever of gebruiker aan het begin slechts eenmalig zijn eisen en wensen kenbaar kan maken en pas naderhand wordt geconfronteerd met een kant-en-klaar gebouw. Dit is één van de redenen waarom het ontwerpproces, en dus ook het totale bouwproces, gefaseerd wordt doorlopen.

Fasering maakt het bouwproces namelijk beheersbaar: het biedt de mogelijkheid om het proces op te delen in een aantal duidelijk te onderscheiden ontwikkelingsstadia. Op deze manier kan de opdrachtgever of gebruiker zich een aantal malen een oordeel vormen over de afgeronde tussenresultaten op een moment dat bijsturing nog mogelijk is, zie figuur 2.

Fasering biedt bovendien de mogelijkheid om bouwprocessen goed te organiseren en bijvoorbeeld de financiële consequenties –in de verschillende fasen– te overzien, zie figuur 2.

Met name in het begin van het bouwproces zijn de kosten maximaal te beïnvloeden. Met de keuze van het ontwerp wordt circa 85 procent van de investeringskosten en circa 55 procent van de uiteindelijke exploitatiekosten van het gebouw vastgelegd.

Figuur 2: De relatie tussen kosten en beïnvloedbaarheid van het proces in de tijd.

Het bouwproces kan op verschillende manieren worden doorlopen. Deze verschillen ontstaan ondermeer door de diverse manieren waarop een opdrachtgever de bouwbranche tegemoet kan treden. Hij kan contact zoeken met een projectontwikkelaar, een architect, een adviseur of een bouwbedrijf. Elk bouwproces kent echter een aantal activiteiten of deelprocessen die ongeacht de vorm van het proces moeten worden doorlopen.

In de navolgende paragrafen worden de verschillende fasen behandeld, waaruit het ontwerp-proces is opgebouwd.

 Programmafase

De eerste hoofdfase is de programmafase. Deze programmering start bij het eerste onderzoek naar de ruimtebehoefte. De programmafase eindigt op het moment dat er een functioneel, technisch, financieel, ruimtelijk en organisatorisch kader is bepaald waarbinnen de bouwactiviteiten dienen plaats te vinden.

De programmafase is opgedeeld in drie fasen: initiatief, haalbaarheidsstudie en projectdefinitie.

Initiatief

Het initiatief bestaat uit het formuleren van de huisvestingsbehoefte op basis van een analyse van de te huisvesten particulier of organisatie of op basis van een –via marktonderzoek gesignaleerde– vraag naar huisvesting. Het voldoen aan de huisvestingsbehoefte kan gebeuren door het verbouwen van de bestaande huisvesting of het bouwen van een nieuwe huisvesting. Deze nieuwbouw kan worden gerealiseerd op de bestaande locatie of op een andere locatie.

Haalbaarheidsstudie

Is besloten het huisvestingsvraagstuk op te lossen door te gaan bouwen –verbouw of nieuwbouw– dan wordt er een haalbaarheidsstudie verricht. In deze studie worden alternatieve oplossingen voor het huisvestingsprobleem onderzocht op de financiële juridische, organisatorische, technische en stedenbouwkundige haalbaarheid. Hierna wordt ten slotte een keuze gemaakt voor het doorgaan van de verbouw of nieuwbouw en zo ja, op welke locatie deze bouw moet worden gerealiseerd.

 Projectdefinitie

Alle eisen en wensen voor de nieuwe huisvesting en de randvoorwaarden die gesteld worden aan het totale bouwproces –waaronder de altijd belangrijke bouwtijd en het budget– worden vertaald in een Programma van Eisen. Het Programma van Eisen is de basis voor de ontwerpopdracht aan de architect, zie hiervoor de ontwerpfase in de volgende paragraaf. Vooral door de technische complexiteit van gebouwen, de financiële aspecten en de invloed van omgeving en gebruikers is de projectdefinitie de belangrijkste sub-fase van het ontwerpproces.

Ontwerpfase

De tweede hoofdfase is de ontwerpfase. De architect zal de opdracht krijgen het bouwwerk vorm te geven (ontwerpen) op basis van het Programma van Eisen. Tijdens de ontwerpfase is het van wezenlijk belang om niet-definieerbare invloeden zoals idee, creativiteit en gevoel te stimuleren en een kans te geven tot ontwikkeling te komen. Dit is essentieel voor het verkrijgen van een hoge esthetische en architectonische kwaliteit van het ontwerp.

Gedurende het ontwerpen worden, in toenemende mate van gedetailleerdheid, een ruimtelijk en functioneel ontwerp en financiële technische en organisatorische plannen gemaakt.

De ontwerpfase is onderverdeeld in het structuurontwerp, het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp.

Structuurontwerp

In het structuurontwerp wordt het concept van het gebouw vastgelegd. Dit betekent dat de interne en externe structuur van het bouwwerk, evenals de vorm en omvang van de bouwmassa in de samenhang met de stedenbouwkundige inpassing worden vastgelegd.

Ten slotte wordt in deze fase een investeringsraming gemaakt.

Voorlopig ontwerp

In het voorlopig ontwerp wordt het gebouw ruimtelijk en functioneel vastgelegd. Dit houdt in dat situering, structurele opzet, hoofdindeling, constructieve opzet en architectonische verschijningsvorm worden ontwikkeld. De resultaten van deze fase vormen de basis voor een eerste toetsing van het ontwerp aan de –vaak moeilijk onder woorden te brengen– beeldverwachting van de opdrachtgever. Tijdens deze fasen behoren zowel de investeringskosten als de exploitatiekosten en exploitatieopbrengsten te worden bepaald. Ook wordt een planning van het totale bouwproject gemaakt. Ten slotte wordt in deze fase het definitieve Programma van Eisen vastgesteld, waarna het definitief ontwerp wordt vervaardigd.

Definitief ontwerp

In het definitief ontwerpfase ontstaat een volledig en gedetailleerd beeld van het project als ruimtelijk concept en de technische realiseerbaarheid ervan. Van het bouwwerk worden vastgelegd: de structuur, de vorm, de plaats en afmetingen van constructies en de werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties. Daarnaast worden plaats en afmetingen van bouwdelen en het materiaalgebruik van beeldbepalende bouwdelen vast-gesteld. Op basis van het definitief ontwerp worden de investeringsraming en de exploitatieopzet bijgesteld.

Uitwerkingsfase

Na de ontwerpfase volgt de uitwerkingsfase. In deze fase wordt het definitief ontwerp zodanig technisch uitgewerkt dat goedkeuring kan worden verkregen van de officiële instanties, zoals welstandscommissie, bouw- en woningtoezicht en brandweer. Deze uitwerking bestaat uit het vervaardigen van de bestektekeningen en vervolgens het bestek. Op basis hiervan kan de aanbesteding plaatsvinden. Al naar gelang de gekozen vorm van aanbesteding kunnen verschillende aannemers een inschrijvingsbegroting maken aan de hand van de aanbestedingsstukken (de bestektekeningen en het bestek) van de bouwdirectie. Uit de aanbesteding rolt één aannemer die wordt gecontracteerd om het project te bouwen. In de praktijk vinden na aanbesteding en voor de definitieve contractering prijsonderhandelingen plaats –eventueel in combinatie met bezuinigingsrondes op het ontwerp– om te komen tot een lagere aanneemsom.

Het werk aanbesteden op basis van bestek en tekeningen is één van de mogelijke contracteringsvormen. De bouwkundig aannemer, en ook andere uitvoerende partijen, kunnen tegenwoordig al in een veel eerder stadium worden gecontracteerd. In dat geval verplaatst een deel van deze fase, namelijk het opstellen van de contractstukken, de concurrentiestelling, prijsonderhandelingen en contractering naar een vroeger moment in het bouwproces. Voor meer informatie over de diverse bouworganisatievormen wordt verwezen naar bijlage 5.

De uitwerkingsfase is opgedeeld in twee fasen: bestek en prijsvorming.

Bestek

Tijdens het maken van het bestek worden de ruimtedelen en bouwdelen, materiaalgebruik, afwerking en detaillering op een zodanige wijze gespecificeerd dat definitieve prijsvorming mogelijk is. Daarmee kunnen de eisen en de kwaliteit van het bouwwerk contractueel worden vastgelegd. Na het schrijven van het bestek door de architect wordt de directiebegroting gemaakt en intern gecontroleerd. Met het schrijven van het bestek, het maken van de bestektekeningen en de directiebegroting is in feite het eigenlijke werk van de architect afgerond. Het wordt ter acceptatie aan de opdrachtgever voorgelegd, die op basis daarvan de uitvoeringsovereenkomsten kan afsluiten.

Echter, vaak is de architect ook betrokken bij het vervolgtraject. Het houden van aanbeste-dingen, het opstellen van de uitvoeringsovereenkomsten, het begeleiden van de uitvoering en het voeren van directie zijn in die situatie ook taken van de architect.

 Prijsvorming

De tweede fase van de uitwerking is de prijsvorming. Eén of vaak meerdere aannemers doen na een bepaalde rekenperiode door middel van een inschrijfbiljet een prijsaanbieding. De prijsvorming moet leiden tot bindende afspraken met de aannemer over de uitvoerings-voorwaarden: de aanneemsom, de aanvangs- en opleveringsdatum en de diverse administratieve en technische bepalingen.

Realisatiefase

In deze fase zijn de uitvoerende partijen bekend, derhalve kan het realiseren van het project beginnen. De realisatiefase begint met de voorbereiding op de uitvoering door de aannemer. De directie tijdens de voorbereiding, de uitvoering en de oplevering kan door de opdrachtgever of door een door hem hiertoe gemandateerd bedrijf –welke vaak het architectenbureau is dat het bouwwerk heeft ontworpen, zie paragraaf 3.3.1– worden uitgevoerd. De realisering eindigt met de oplevering.

 Werkvoorbereiding

De eerste deelfase van de realisatiefase de werkvoorbereiding. Dit voorbereiden van de productie houdt het volgende in: het technisch uitwerken van het plan in de vorm van productie- en uitvoeringstekeningen, welke door de directie dienen te worden goedgekeurd. In deze fase zorgt de architect voor de vervaardiging van werktekeningen en werkdetails. Daarnaast worden door de aannemer de uitvoeringsystematiek en het logistieke proces uitgewerkt in een werkbegroting, uitvoeringsplanning en verschillende detailplanningen. Bovendien worden door hem de benodigde bouwmaterialen ingekocht en de onderaannemers gecontracteerd.

Uitvoering

Het terrein wordt bouwrijp gemaakt, de ‘bouwput’ wordt uitgezet en in veel gevallen in Nederland wordt ‘de eerste paal geslagen’. De bouw kan beginnen: de onderbouw (fundering), de ruwbouw (het casco van het gebouw) en de afbouw (afwerking, installaties en dergelijke).

Tijdens de uitvoering van het werk wordt door de directie een opzichter op de bouwplaats aangesteld die de realisatie van het bouwwerk nauwkeurig monitoort.

Oplevering

Als de uitvoering gereed is, wordt het gebouw formeel overgedragen aan de opdrachtgever oftewel het gebouw wordt opgeleverd. Dit geschiedt door middel van een proces-verbaal van oplevering. De garantiebepalingen worden vastgelegd. Ten slotte worden de resterende werkzaamheden uitgevoerd en worden de –tijdens de onderhouds-termijn geconstateerde– gebreken verholpen.

Beheerfase

Na oplevering van het gebouw of gebouwdelen vindt de ingebruikname plaats: de beheerfase. Deze fase wordt ook wel de gebruiksfase genoemd. Het voltooide bouwwerk zal worden beheerd –en dus ook gebruikt– waarbij de tijdens de oplevering verkregen gebouwgegevens zullen worden geraadpleegd. Tijdens de beheerfase vindt planmatig onderhoud plaats om de technische conditie van het gebouw goed te houden. Ruimtebeheer is noodzakelijk voor het optimaal gebruik van de ruimten en daarbij kunnen er om functionele redenen verbouwingen aan het gebouw plaatsvinden. Tegenwoordig is een complexe recycling van het gebouw mogelijk. In dat geval blijft alleen de draagconstructie van het gebouw staan en wordt de rest van het gebouw vernieuwd. Men dient er tijdens de beheerfase rekening mee te houden dat de architect nog immer geestelijk eigenaar is van ontwerp van het bouwwerk. Aanpassingen c.q. veranderingen aan de uitstraling van het gebouw dienen dan ook door hem goedgekeurd te worden, tenzij de architect een afstandsverklaring op het ontwerp van het bouwwerk heeft ondertekend. Het ontwerpproces loopt dan ook vaak door tot aan de uiteindelijke sloop van het bouwwerk. Het bouwwerk wordt gesloopt indien deze functioneel, economisch en/of technisch onbruikbaar is verklaard. Na het slopen is er weer bouwgrond beschikbaar waarop een ander bouwwerk kan worden gerealiseerd. Het huisvestingsproces kan dan ook worden voorgesteld als een keten, zie figuur 3.

Figuur 3: Het huisvestingsproces.